Trà bán buôn từ Việt Nam: Từ mẫu đầu tiên đến container 40HC đã xếp hàng

Tóm lại: Mua trà số lượng lớn từ Việt Nam gồm chín bước, và mẫu đã duyệt là chuẩn chất lượng. Goo Farm không yêu cầu đơn hàng tối thiểu, báo giá FOB Hải Phòng, thời gian giao hàng thường 5–15 ngày; một container 40HC đóng được 13 tấn OPA hoặc 28 tấn trà bụi.

Mua trà bán buôn từ Việt Nam lần đầu tiên không phải là chuyện tìm một mức giá, mà là sắp xếp chín bước theo đúng thứ tự. Phần lớn chậm trễ và tranh chấp trong đơn hàng đầu tiên bắt nguồn từ một bước bị bỏ qua: mẫu chưa bao giờ được phê duyệt chính thức, báo giá cho sai cấp trà, hoặc lô hàng đóng container không ai đối chiếu với quy cách đóng gói. Cẩm nang này theo một đơn hàng từ email đầu tiên đến vận đơn. Cẩm nang dùng các con số chúng tôi làm việc tại Goo Farm Tea Vietnam, nhà sản xuất có hai nhà máy ở miền Bắc Việt Nam: số lượng đặt hàng, số tấn mỗi container, giá FOB tham khảo và các chứng từ đi kèm lô trà.

Mua trà bán buôn từ Việt Nam: tổng quan quy trình

Giai đoạn 1: bắt đầu từ tách trà, không phải từ tên cấp trà

Tên cấp trà thường bị hiểu lệch giữa các thị trường. "BOP" là một loại trà ở nhà máy orthodox và là loại khác ở nhà máy CTC; "trà bụi" có thể là cấp cao cấp cho trà túi lọc hoặc là hàng ngoài cấp. Cách an toàn nhất là mô tả sản phẩm Quý khách sản xuất và hương vị tách trà khách hàng của Quý khách mong đợi, rồi để cấp trà được chọn theo đó:

Mỗi lựa chọn này đều có hướng dẫn riêng: so sánh OPA, OP và Pekoe cạnh nhau cho trà đen rời, FBOP và BOP orthodox so với CTC BOP, trà xanh fannings và trà bụi cho túi lọc, trà xanh cho trà bạc hà và ô long sữa tự nhiên so với ô long sữa hương liệu.

Nếu Quý khách chưa chắc cấp trà nào phù hợp, hãy gửi cho chúng tôi mẫu trà Quý khách đang mua. Đối chiếu với một loại trà có sẵn thường nhanh hơn so với mô tả.

Giai đoạn 2 và 3: mẫu trở thành hợp đồng

Chúng tôi gửi mẫu các cấp trà đề xuất, mỗi mẫu kèm phiếu thông số nêu màu nước, ngoại hình, hương và vị của lô hàng chào bán. Danh mục cấp trà và thông số kỹ thuật của chúng tôi giới thiệu nhiều mẫu trong số này theo mã, để Quý khách so sánh hình ảnh trước khi gửi bất cứ thứ gì.

Hãy nếm mẫu theo cách khách hàng của Quý khách sẽ uống trà, và đặt cạnh nguồn hàng hiện tại. Khi một mẫu đạt, hãy phê duyệt bằng văn bản và nêu mã của mẫu. Từ thời điểm đó, mẫu đã duyệt là tiêu chuẩn của đơn hàng: mọi lô chúng tôi giao đều phải giống hoặc tốt hơn mẫu. Hãy giữ lại một phần mẫu còn niêm phong. Đây là mẫu đối chiếu của Quý khách khi lô hàng đến.

Giai đoạn 4: đọc báo giá

Báo giá ấn định bốn nội dung: giá mỗi kilôgam, điều kiện Incoterm, số lượng và thời gian giao hàng cho lô hàng của Quý khách.

• Điều kiện Incoterm. Chúng tôi báo giá FOB Hải Phòng, CFR hoặc CIF đến cảng của Quý khách, hoặc DAP đến địa chỉ của Quý khách. FOB nghĩa là giá đã bao gồm trà, bao bì xuất khẩu và việc giao hàng lên tàu tại Hải Phòng; cước vận tải biển, bảo hiểm và thuế nhập khẩu do Quý khách chịu.
• Giá. Khung giá FOB Hải Phòng tham khảo theo từng cấp trà được đăng trên trang Giá trà Việt Nam của chúng tôi. Giá cho lô hàng của Quý khách được chốt trong báo giá, vì cấp trà, số lượng, quy cách đóng gói và thời điểm trong năm đều ảnh hưởng đến giá.
• Số lượng. Không có đơn hàng tối thiểu; giá tùy theo số lượng, và nhiều cấp trà có thể ghép chung một container. Trên các trang sản phẩm, giá tham khảo mỗi kilôgam giảm dần cho đơn hàng từ 4 và từ 10 container.
• Thời gian giao hàng. Thường 5-15 ngày sau khi xác nhận đơn hàng. Thời gian tùy cấp trà, mùa vụ và lượng hàng tồn kho, và ngày giao lô hàng của Quý khách được ghi trong báo giá.

Ví dụ minh họa: một container 40HC trà đen PS

Bây giờ hãy đổi cấp trà nhưng giữ nguyên container. Một container 40HC chứa khoảng 26 tấn F1 fannings, trị giá USD 15.600–20.800 theo khoảng giá FOB tham khảo USD 0,60–0,80/kg, nhưng chỉ chứa khoảng 13 tấn trà đen OPA, trị giá USD 10.920–18.070 với giá USD 0,84–1,39. Cước vận chuyển của cả ba container là như nhau, nên cước tính trên mỗi kg của OPA gấp đôi F1. Quý khách hãy so sánh chào giá theo chi phí về đến cảng của mình tính trên mỗi kg, đừng chỉ dựa vào dòng giá FOB.

Bước 5: Hóa đơn proforma

Sau khi Quý khách chấp nhận báo giá, chúng tôi sẽ phát hành hóa đơn proforma. Quý khách vui lòng kiểm tra hóa đơn đã ghi đúng cấp trà và mã mẫu đã duyệt, số lượng, quy cách đóng gói và ký mã hiệu, giá và điều kiện Incoterm, ngày giao hàng và điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán được thỏa thuận cho từng đơn hàng; trong ngành trà, các hình thức thường gặp gồm đặt cọc bằng chuyển khoản ngân hàng và thanh toán phần còn lại khi có bản sao vận đơn, thanh toán tiền mặt đổi lấy chứng từ, hoặc thư tín dụng.

Bước 6 và 7: Sản xuất, kiểm tra và giám định

Sau khi hóa đơn proforma được xác nhận, lô hàng được sản xuất hoặc lấy từ kho hiện có tại các nhà máy riêng của chúng tôi ở Phú Thọ và Yên Bái, hoặc với trà đặc sản thì được chuyển về từ vườn trà đối tác; lô hàng được phân loại và đối chiếu với mẫu đã duyệt trước khi đóng gói. Độ ẩm được giữ trong tiêu chuẩn của từng cấp trà, tối đa 6 đến 7 phần trăm, và mỗi lô hàng đều kèm chứng nhận phân tích.

Nếu thị trường hoặc khách hàng của Quý khách yêu cầu, chúng tôi có thể sắp xếp giám định bởi bên thứ ba là SGS hoặc Dai Viet Control và xét nghiệm tại phòng thí nghiệm của Eurofins về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật và kim loại nặng cho lô hàng của Quý khách trước khi xuất xưởng. Nhà máy Yên Bái của chúng tôi được Vinacontrol chứng nhận ISO 22000:2018, số chứng chỉ 31905-FSV, cho hoạt động sản xuất và kinh doanh trà khô, và đăng ký GACC của chúng tôi bao gồm xuất khẩu sang Trung Quốc.

Giai đoạn 8: đóng gói & xếp hàng

Trà rời xuất xưởng trong bao PP dệt có lớp lót PE, bao giấy kraft, thùng carton xuất khẩu hoặc túi nhôm hút chân không đặt trong thùng carton. Các cấp trà lá dài vận chuyển tốt hơn trong thùng carton; các cấp trà nhỏ cần có lớp lót để giữ khô và không bị lọt ra ngoài. Với nhãn riêng, chúng tôi in thương hiệu của Quý khách lên bao hàng rời hoặc đóng gói thành phẩm bán lẻ và trà túi lọc. Quý khách vui lòng gửi ký mã hiệu và nội dung nhãn cùng với đơn hàng.

Số lượng xếp được phụ thuộc vào cấp trà:

Các số liệu dựa trên cách đóng gói tiêu chuẩn; chúng tôi xác nhận số lượng chính xác theo cách đóng gói của Quý khách trước khi đặt hàng. Hình ảnh và mọi loại bao bì có tại trang Đóng gói & Xếp hàng của chúng tôi.

Giai đoạn 9: chứng từ

Quý khách vui lòng cho chúng tôi biết các chứng từ mà đại lý hải quan cần ngay khi đặt hàng, đừng đợi tàu đã rời bến. Bộ chứng từ thường gặp cho trà rời xuất khẩu từ Việt Nam:

• Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
• Vận đơn
• Giấy chứng nhận xuất xứ, theo mẫu thị trường của Quý khách yêu cầu
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
• Giấy chứng nhận phân tích của lô hàng
• Chứng thư giám định và báo cáo thử nghiệm, nếu Quý khách có yêu cầu

Các thủ tục đăng ký nhập khẩu phía Quý khách, chẳng hạn yêu cầu của FDA đối với Hoa Kỳ, thuộc trách nhiệm của Quý khách với tư cách nhà nhập khẩu; hướng dẫn nhập khẩu trà từ Việt Nam vào Hoa Kỳ của chúng tôi trình bày một ví dụ.

Sáu sai lầm thường gặp trong đơn hàng đầu tiên

1. Chỉ hỏi tên cấp trà mà không nói mục đích sử dụng. "Vui lòng báo giá BOP" có thể hiểu là hai loại trà khác nhau. Hãy nêu rõ orthodox hay CTC, hoặc cho biết mã mẫu.
2. So sánh giá FOB giữa các cấp trà có tải trọng khác nhau. Cước vận chuyển 13 tấn OPA và 26 tấn F1 là như nhau.
3. Duyệt mẫu qua điện thoại. Hãy duyệt bằng văn bản, kèm mã mẫu, và giữ lại một phần mẫu.
4. Thử mẫu khác với cách khách hàng của Quý khách thử. Cấp trà dùng cho túi lọc mà đánh giá bằng ấm pha, hay cấp trà dùng cho trà sữa mà nếm không có sữa, sẽ khiến Quý khách đánh giá sai.
5. Quên khâu đóng gói. Trà lá dài đóng trong bao mềm đến nơi bị vỡ nát; trà bụi mịn không có lớp lót đến nơi bị ẩm.
6. Để chứng từ đến phút cuối. Thiếu một chứng thư có thể khiến container nằm lại cảng lâu hơn cả chuyến đi biển.

Câu hỏi thường gặp

Đơn hàng tối thiểu khi mua trà số lượng lớn từ Việt Nam là bao nhiêu? Với chúng tôi thì không có: giá tùy theo số lượng, và nhiều cấp trà có thể ghép chung một container 20ft hoặc 40HC. Đối với ô long, Shan Tuyết, trà vàng và matcha được sản xuất với sản lượng nhỏ hơn, chúng tôi sẽ xác nhận số lượng sẵn có cho từng đơn hàng.

Hàng được xuất từ cảng nào? Cảng Hải Phòng, cảng biển chính của miền Bắc Việt Nam và là cảng lớn gần nhất với các nhà máy của chúng tôi tại Phú Thọ và Yên Bái.

Có báo giá CIF hay chỉ FOB? Cả hai. Chúng tôi báo giá FOB Hải Phòng, CFR hoặc CIF đến cảng của Quý khách, hoặc DAP đến địa chỉ của Quý khách.

Một đơn hàng mất bao lâu? Thường 5-15 ngày sau khi xác nhận đơn hàng. Ngày giao lô hàng được nêu trong báo giá và phụ thuộc vào cấp trà, mùa vụ và lượng tồn kho hiện tại. Thời gian vận chuyển sau đó phụ thuộc vào tuyến đường của Quý khách.

Có thể đóng gói theo thương hiệu của Quý khách không? Có: bao lớn in logo, túi trà lọc nhãn riêng và các gói bán lẻ như hộp, túi zip, túi nhôm và hộp thiếc.

Công ty có phải là nhà sản xuất không? Có. Các cấp trà xuất khẩu tiêu chuẩn của chúng tôi được sản xuất tại nhà máy riêng ở Phú Thọ và Yên Bái, khoảng 7.000 tấn mỗi năm, và đội ngũ của chúng tôi có hơn 40 năm kinh nghiệm trong ngành trà. Các loại trà đặc sản thu hoạch nhỏ như Shan Tuyết đến từ vườn đối tác ở vùng núi phía Bắc và được kiểm tra đối chiếu với mẫu đã duyệt như mọi lô hàng khác. Nếu Quý khách đang so sánh các nhà cung cấp, bài viết của chúng tôi về cách chọn nhà cung cấp uy tín liệt kê những điểm đáng kiểm tra.

Tôi có thể tham quan nhà máy trước khi đặt hàng không? Có. Quý khách hãy cho chúng tôi biết thời gian dự kiến đến, chúng tôi sẽ sắp xếp chuyến thăm văn phòng tại Hà Nội và các nhà máy; xem thêm nhà máy và vùng trồng của chúng tôi.

Bắt đầu bằng một bản yêu cầu ngắn gọn

Quý khách vui lòng gửi sản phẩm, thị trường, số lượng, quy cách đóng gói và cảng đích, chúng tôi sẽ phản hồi bằng đề xuất cấp trà, mẫu và báo giá. Trang trà Việt Nam bán buôn tóm tắt dải sản phẩm và điều khoản, hoặc Quý khách có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi.

Nguồn tham khảo

• Phòng Thương mại Quốc tế, Incoterms 2020: FOB, CFR, CIF và DAP khi áp dụng ở giai đoạn báo giá.
• Liên minh châu Âu, Quy định (EC) số 396/2005 về mức dư lượng tối đa của thuốc bảo vệ thực vật trong thực phẩm và Cơ sở dữ liệu thuốc bảo vệ thực vật của EU.
• Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ, 40 CFR Part 180: Mức dung sai dư lượng hóa chất thuốc bảo vệ thực vật trong thực phẩm, eCFR.
• ISO, ISO 22000:2018 Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm: Yêu cầu đối với các tổ chức trong chuỗi thực phẩm, 2018.
• Vinacontrol CE, tra cứu chứng chỉ ISO 22000:2018 số 31905-FSV, truy cập tháng 10/2026.